Meta Business Suite’te otomatik DM, Gelen Kutusu > Otomasyonlar bölümünden kurulur; burada Instagram ve Facebook kanallarını seçip yanıt metnini, çalışma zamanını ve tetikleme koşulunu belirlersiniz. Meta’nın yardım sayfasına göre Sayfa mesajları Business Suite hesabından yönetilebilir; ancak doğru işletme hesabının seçili ve gerekli erişim izinlerinin açık olması gerekir.
Kuruluma geçerken şu noktaları birlikte düşünün:
- Instagram hesabı ile Facebook Sayfası doğru işletme portföyünde bulunmalı.
- Anında yanıt, mesai dışı mesaj ve sık sorulan sorular farklı ihtiyaçlara hizmet eder.
- Instagram ve Facebook kanalları ayrı ayrı seçilip test edilmeli.
- Otomatik mesaj, gerçek destek süresi hakkında yanlış beklenti oluşturmamalı.
Otomatik DM ayarı hangi menüden yapılır?
Ayarlar, Meta Business Suite’in Gelen Kutusu içindeki Otomasyonlar bölümünde bulunur. Masaüstünde sol menüden Gelen Kutusu’nu açın; ardından üst veya yan bölümde görünen Otomasyonlar seçeneğine girin. Arayüz sürümüne göre düğmelerin yeri değişebilse de temel yol aynıdır.
- Meta Business Suite’e giriş yapın.
- Ekranın üst kısmından yöneteceğiniz işletmeyi veya Sayfayı seçin.
- Gelen Kutusu bölümünü açın.
- Otomasyonlar veya Otomatik yanıtlar seçeneğine girin.
- Yanıtın Instagram’da, Facebook’ta veya iki kanalda birden çalışacağını belirleyin.
Birden fazla marka yönetiyorsanız üst bölümdeki işletme adını mutlaka kontrol edin. Yanlış Sayfada hazırlanan otomasyon kaydedilebilir fakat hedeflediğiniz Instagram hesabında çalışmaz.
Başlamadan önce hesap bağlantısını ve izinleri kontrol edin
Instagram hesabı Meta Business Suite’te görünmüyorsa önce hesabın doğru Facebook Sayfasına bağlı olduğunu doğrulayın. Business Suite’te Ayarlar, İşletme varlıkları veya Bağlı hesaplar alanından Instagram hesabını ve Sayfayı yan yana kontrol edebilirsiniz.
İkinci kontrol erişim yetkisidir. Meta’nın erişim açıklamasına göre bir Sayfanın hızlı yanıt ayarını yönetmek için Facebook erişimi veya uygun görev erişimi gerekir. Mesajları görebiliyor ancak otomasyonları değiştiremiyorsanız sorun çoğu zaman bağlantıdan değil, size verilen görevlerin kapsamından kaynaklanır.
İhtiyacınıza uygun otomatik yanıt türünü seçin
Doğru seçenek, mesajın ne zaman gönderilmesini istediğinize bağlıdır. Her soruya aynı otomasyonu bağlamak yerine ilk karşılama, çalışma saatleri ve sık gelen talepleri ayrı ele alın.
| Yanıt türü | Ne zaman kullanılır? | Dikkat edilmesi gereken |
|---|---|---|
| Anında yanıt | Kullanıcı ilk kez mesaj gönderdiğinde karşılamak için | Konuşmayı tamamlanmış gibi göstermemeli |
| Mesai dışı mesaj | Ekibin yanıt veremediği saatlerde | Dönüş yapılacak zaman açıkça yazılmalı |
| Sık sorulan sorular | Fiyat, teslimat, adres veya randevu gibi tekrar eden konularda | Seçenekler kısa ve güncel tutulmalı |
Anında yanıt, mesajın ulaştığını bildirir ve kullanıcıdan sipariş numarası, ürün adı ya da randevu tarihi gibi gerekli bilgileri isteyebilir. Mesai dışı mesaj, ekibin o anda çevrim içi olmadığını açıklar. Sık sorulan sorular ise kullanıcıyı ekranda görünen konu başlıkları üzerinden doğru bilgiye yönlendirir.
Hazır yanıtlarla otomatik yanıtları karıştırmayın. Hazır yanıt, çalışan tarafından konuşma sırasında elle seçilip gönderilir. Aradaki fark ve şablon kullanımı için Instagram hazır yanıt özelliği anlatımına göz atabilirsiniz.
Instagram ve Facebook için otomatik DM’yi ayarlayın
Otomasyon türünü seçtikten sonra kanalları işaretleyin, mesajı yazın ve ön izlemesini kontrol edin. Instagram ve Facebook için aynı metni kullanabilirsiniz; fakat bağlantıların, iletişim bilgilerinin ve hitap biçiminin iki kanala da uygun olması gerekir.
- Otomasyonlar bölümünden anında yanıt, mesai dışı mesaj veya sık sorulan soruları seçin.
- Kanal alanında Instagram ve Messenger seçeneklerini kontrol edin.
- Mesaj alanına kısa bir karşılama ve sonraki adımı yazın.
- Varsa ad gibi kişiselleştirme alanlarını ekleyin.
- Ön izlemede satır sonlarını, bağlantıları ve kanal adını inceleyin.
- Otomasyonu kaydedip etkin duruma getirin.
Mesai dışı yanıtları çalışma saatlerine bağlayın
Mesai dışı mesajın doğru zamanda gitmesi için işletme saatlerini ve saat dilimini birlikte kontrol edin. Türkiye’de hizmet veriyorsanız saat diliminin İstanbul ile uyumlu olması, özellikle mevsimsel saat farkı kullanan yabancı bölgelerin yanlışlıkla seçilmemesi önemlidir.
Mesajda yalnızca “Şu anda kapalıyız” demek yeterli değildir. Kullanıcıya hangi gün veya saat aralığında dönüş yapılacağını söyleyin. Resmî tatil ya da geçici kapanış varsa normal haftalık program yerine ilgili döneme özel metin kullanın.
Meta’nın Sayfa mesajlaşma durumu açıklamasına göre Sayfanın durumu en fazla 12 saat boyunca “uzakta” olarak ayarlanabilir. Bu manuel durum ile çalışma programına bağlı mesai dışı otomasyonunu birbirine karıştırmayın; sürekli bir haftalık düzen için otomasyon programını kullanın.
Kısa ve yönlendirici mesajlar nasıl yazılır?
İyi bir otomatik mesaj üç işi yapar: mesajın alındığını doğrular, kullanıcıdan gereken bilgiyi ister ve gerçekçi bir sonraki adım sunar. Uzun tanıtım metinleri veya birden fazla bağlantı, kullanıcının ne yapacağını belirsizleştirir.
Karşılama mesajı örneği
Merhaba, mesajınız bize ulaştı. Size yardımcı olabilmemiz için ilgilendiğiniz ürün veya hizmeti yazabilir misiniz? Ekibimiz çalışma saatleri içinde yanıt verecek.
Fiyat ve ürün bilgisi isteyenler için örnek
Merhaba, güncel fiyatı kontrol edebilmemiz için ürün adını, rengini veya ekran görüntüsünü paylaşın. Stok ve teslimat bilgisini birlikte iletelim.
Mesai dışı otomatik mesaj örneği
Merhaba, şu anda çalışma saatleri dışındayız. Mesajınızı aldık; hafta içi 09.00–18.00 arasında size dönüş yapacağız. Siparişinizle ilgili yazıyorsanız sipariş numaranızı da ekleyebilirsiniz.
Gerçekte sunmadığınız bir hız veya kesintisiz destek sözü vermeyin. Örneğin Etkisepeti gibi 7/24 destek sunulan bir yapıda bunu belirtmek anlamlıdır; ekibiniz yalnızca mesai saatlerinde yanıtlıyorsa otomatik mesaj da bu sınırı açıkça söylemelidir. Otomasyon ilk teması düzenler, insan desteğinin yerini tutmaz.
Yayına almadan önce iki kanalda da test edin
Testi, işletme hesabının yöneticisi olmayan farklı bir Instagram ve Facebook hesabından yapın. Yönetici olarak daha önce açtığınız konuşmalar, ilk mesaj koşulunu yeniden tetiklemeyebilir ve yanlış bir sonuç verebilir.
- Instagram hesabına yeni bir DM gönderin ve yanıtın gelip gelmediğini kontrol edin.
- Facebook Sayfasına Messenger üzerinden ayrı bir mesaj yollayın.
- Mesajdaki bağlantıları açın; mobilde doğru sayfaya yönlendiğini doğrulayın.
- Mesai dışı otomasyonu için programın kapsadığı bir zaman aralığında ayrı deneme yapın.
- Bir ekip üyesi manuel yanıt verdiğinde otomatik mesajın konuşmayı gereksiz yere tekrarlamadığını inceleyin.
Anında yanıt genellikle konuşmanın başında çalışır; her yeni mesajın ardından gönderilmesi beklenmez. Bu yüzden testi mevcut konuşmayı sürdürerek değil, mümkünse otomasyonun ilk temas koşulunu karşılayan yeni bir hesapla yapın.
Otomatik mesaj gitmiyorsa neleri kontrol etmelisiniz?
Mesaj gitmiyorsa önce otomasyonun etkinliğine, ardından kanal seçimine, izinlere ve zaman programına bakın. Metni silip yeniden yazmak çoğu bağlantı veya yetki sorununu çözmez.
- Otomasyon pasif görünüyor
Kaydetme işleminden sonra etkinleştirme anahtarının açık kaldığını doğrulayın.
- Yalnızca bir kanalda çalışıyor
Instagram ve Messenger kutularının ikisinin de seçili olduğunu, hesapların aynı işletme altında bulunduğunu kontrol edin.
- Gelen mesaj görülüyor fakat yanıt gönderilmiyor
Kullanıcının mesaj yönetimi ve otomasyon ayarı için gereken erişime sahip olup olmadığını inceleyin.
- Mesaj yanlış saatte gidiyor
İşletme saatlerini, günleri ve saat dilimini yeniden kontrol edin.
- Testte hiçbir şey olmuyor
Daha önce konuşulmamış farklı bir hesap kullanın. Aynı konuşmadaki tekrar mesajları anında yanıtı yeniden tetiklemeyebilir.
Bağlantı kopmuşsa nasıl ilerlenir?
Business Suite ayarlarında Instagram hesabının bağlı görünüp görünmediğini kontrol edin. Hesap görünmüyorsa gerekli yetkiye sahip bir yöneticiyle yeniden bağlayın. Bağlantı düzeldikten sonra Gelen Kutusu’nda hem eski konuşmaların hem de kanal seçeneğinin göründüğünü doğrulayın ve otomasyonu yeniden test edin.
Otomasyon çalışıyor ancak konuşmalar satışa veya randevuya ilerlemiyorsa sorun teknik teslimattan çok mesajın yönlendirmesinde olabilir. Kullanıcıdan tek bir sonraki adım istemek için DM ile müşteri kazanma yöntemlerinden yararlanabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Aynı otomatik yanıt Instagram ve Facebook’ta kullanılabilir mi?
Evet. Otomasyon ekranında iki kanal da destekleniyor ve bağlı görünüyorsa aynı metni seçebilirsiniz. Yine de bağlantıları ve iletişim bilgilerini iki kanalda ayrı ayrı test edin.
Otomatik DM yalnızca ilk mesajda mı gönderilir?
Anında yanıt çoğunlukla konuşmanın ilk temasında çalışır. Mesai dışı ve sık sorulan soru akışlarının tetiklenme biçimi ise seçtiğiniz ayara göre değişir.
Kişisel Instagram hesabında otomatik yanıt kurulabilir mi?
Kişisel hesap Business Suite’te uygun bir mesaj kanalı olarak görünmeyebilir. Hesabın profesyonel hesaba geçirilmesi ve ilgili Facebook Sayfasına bağlanması gerekebilir.
Meta Business Suite mobil uygulamasından ayar yapılabilir mi?
Bazı otomasyonlar mobil uygulamada yönetilebilir. Seçenek görünmüyorsa masaüstü Business Suite’i kullanın; masaüstü arayüzü kanal ve program ayarlarını birlikte göstermede daha elverişlidir.
Otomatik yanıtı geçici olarak nasıl kapatabilirim?
Gelen Kutusu içindeki Otomasyonlar bölümüne girip ilgili yanıtın etkinlik anahtarını kapatın. Yeniden açmadan önce çalışma programının ve mesaj metninin hâlâ güncel olduğunu kontrol edin.
Kaynaklar
- facebook.com — Sayfanızın mesajlaşma durumu en fazla 12 saat boyunca uzakta olarak ayarlanabilir.
- facebook.com — Bir Sayfa için Hızlı Yanıtları açmak veya kapatmak için Sayfaya Facebook veya görev erişiminizin olması gerekir.
- facebook.com — Sayfa mesajları Meta Business Suite hesabına giriş yapılarak yönetilebilir.
